バーチャルオフィスに登記するデメリットとは？後悔しないための注意点まとめ
auazn008
こんにちは、福岡市のバーチャルオフィス「グラプラス天神」です。
本記事では、バーチャルオフィスに登記するデメリットや注意点を解説します。
自宅以外の住所を格安の料金で利用できるバーチャルオフィスですが、いくつかデメリットや注意点もあります。
これから契約を検討中の人はぜひ参考にしてください。
目次
バーチャルオフィスのデメリット
法人登記に料金がかかる
バーチャルオフィスを法人登記に利用する場合、住所利用料として月額費用が発生します。自宅や、自身で契約した事務所を登記住所とする場合に比べて余分なコストとなり、長期的には大きな出費になることもあります。
ただし、自身で事務所を契約するよりはトータルで大きなコストダウンになるでしょう。バーチャルオフィスなら必要なのは住所利用量料だけで、敷金・礼金や月額の賃料、光熱費はかかりません。
また、レンタルオフィスに比べても圧倒的に安価です。グラプラス天神の場合、レンタルオフィスなら最安でも月25,300円かかりますが、バーチャルオフィスなら月額4,950円と5分の1程度で済みます。
自宅の住所を利用すれば住所利用にコストはかからないものの、自宅の住所を世界中に公開してしまうリスクや、企業としての信頼性が低いなどのデメリットもあります。出費がかかるのは痛手ではありますが、必要経費と考えるのがよいでしょう。
なお、バーチャルオフィスの中には住所利用が別途オプション扱いで、公式サイトなどの表示金額に上乗せが必要になるケースもあるため、契約時には総額をしっかり確認しましょう。ちなみに、グラプラス天神は法人登記と月2回の郵便物転送込みで月額4,950円です。
郵便物が届くのが遅れる
バーチャルオフィスに法人登記した場合、法人宛ての郵便物は一度バーチャルオフィスの運営会社に届き、そこから指定の住所に転送されます。また、受け取ったら随時転送されるのではなく、月1回／隔週／毎週など、決められた頻度で転送されるのが一般的です。そのため、郵便物の受取は通常よりも日数がかかります。ビジネス上、迅速な対応が求められる業種や重要書類を扱う場合には、このタイムラグが大きなデメリットになることがあります。
バーチャルオフィスの中には、届いた郵便物の写真を送ってくれるサービスがあったり、依頼すればすぐに転送してくれる場合もあります。緊急を要する書類が届く場合は、運営会社に相談してみましょう。また、現地で受け取りができる専用ポストを設置できるバーチャルオフィスもあります。
グラプラス天神もバーチャルオフィス契約者の専用ポストを設置し、必要に応じて自身で受け取りができるオプションサービスを用意しています。また、緊急時はご連絡いただければ即座に転送したり、速達で配送することもできるので是非お気軽にご相談ください。
他社と住所が重複する
バーチャルオフィスは、複数の企業が同じ住所を利用して登記することが一般的です。そのため、取引先や調査機関が住所を調べた際に、同一住所に多数の法人が存在することが判明し、不信感を与える恐れがあります。
特にバーチャルオフィスの大手（DMMバーチャルオフィスやGMOオフィスサポートなど）の住所で法人を検索すると、多数の法人がヒットします。万が一住所を検索された場合、自社の名前が出てこずに怪しまれたり、バーチャルオフィスを利用していることがバレるといった懸念もあります。
個人事業主やフリーランス、小規模な企業なら気にする必要はないと思いますが、士業や金融関連など、信用が重要視される業種の場合は注意が必要です。
信用力が低い・怪しい
バーチャルオフィスを利用するということは、一般的には「自社オフィスがない、つまり規模が小さく利益や信用度が低い」とみなされる場合が多いでしょう。他の住所に比べ、バーチャルオフィスの住所は社会的信用力が低いと見られる傾向があります。取引先や金融機関、行政機関が企業の実態を重視する場合では「バーチャルオフィス＝怪しい会社」という先入観を持たれ、不利になることがあります。信用度が必要な場面では、契約者数の多い大手のバーチャルオフィスではなく、少しずらすなどの工夫が必要かもしれません。
銀行の法人口座が開設できない場合も
銀行によっては、バーチャルオフィスを登記住所としている法人に対して、口座開設を断るケースがあります。これはマネーロンダリングや架空会社のリスクを警戒しているためです。SNSで調べてみると、バーチャルオフィスでも解説できたという書き込みが多いものの、中には断られたという書き込みもあります。（断られた理由がバーチャルオフィスだったからかはわからないので注意が必要です）特にメガバンクや地方銀行では審査が厳しく、別途実態のある事務所の提示を求められることもあります。
ただし、（あくまでポジショントークにはなりますが）個人的には「バーチャルオフィスだから開設しにくい」という説には懐疑的です。私も起業当時にバーチャルオフィスの住所で三井住友銀行の法人口座を申請しましたが、すんなり開設できました。法人口座の開設時はオフィス住所だけでなく様々な項目が審査されるため、バーチャルオフィスだから開設できないのではなく、他の項目が引っ掛かった可能性もあります。まずはバーチャルオフィスでいくつかの銀行に開設を申請してみて、もし全部だめだったら次の手を考える、くらいで良いと思います。
助成金や補助金の審査が通りにくい
行政機関や自治体が実施する助成金・補助金の申請では、事業の実態があるかどうかが厳しく審査されます。バーチャルオフィスのみを登記住所としている場合、「実体のない事業所」と見なされる可能性があり、審査に通りづらくなる可能性があります。特にオフィスの写真提出などを求められる場面で不利になります。
助成金・補助金は不正や持ち逃げを防ぐために審査がかなり厳しい傾向にあります。もちろん住所以外も考慮されるので「バーチャルオフィスなら絶対ダメ」というわけではありませんが、マイナスになることはあってもプラスになることはないでしょう。
取引先が訪問を希望した時に困る
バーチャルオフィスは物理的なオフィススペースを持たないため、取引先から「一度オフィスに伺いたい」「近くに来たのでご挨拶を」と言われた場合に対応できないことがあります。企業活動のなかでこういった場面は意外に多く、注意が必要です。
なお、会議室の貸し出しを行っているバーチャルオフィスもありますが、会議室があるバーチャルオフィスはフルスペックで月額料金が高い場合が多いです。
固定電話やFAXの設置が難しい
バーチャルオフィスには実際の通信機器が設置されていないため、固定電話やFAXの利用が難しい場合があります。代替手段として転送電話サービスやクラウドFAXなどが利用されますが、対応にタイムラグが生じたり、信頼性の面で懸念を持たれることもあります。設定も面倒で、余計な料金がかかるのもデメリットです。
中には電話転送サービスなどをオプションで選べるバーチャルオフィスもありますが、そういったバーチャルオフィスはそもそもの料金が高額のため、あまりよい策とは思えません。電話やFAXによるやりとりが多い場合は別途対策が必要です。
業種により営業許可が取れない場合も
一部の業種では、営業許可や登録の申請にあたり「実体のある事務所」が求められます。たとえば飲食業、医療、美容業、建設業などでは、保健所や所轄官庁による現地確認が必要になることが多く、バーチャルオフィスでは条件を満たさず許可が下りないケースがあります。士業や人材紹介業などもオフィス要件が定められており、場合によっては監査がくる場合もあります。バーチャルオフィスを契約する前に、許認可を担当する部署に必ず確認しましょう。
逆にバーチャルオフィスのメリットは？
ここまでバーチャルオフィスのデメリットを解説してきましたが、もちろんメリットもあります。
最大のメリットは自宅の住所を公開しなくてよいことです。法人登記する場合、住所は全世界に公開され、部外者でも誰でも見ることができます。そのため、自宅を住所にするのは基本的におすすめしません。また、賃貸住宅の場合はほとんどの場合で自宅での法人登記が禁止されています。自宅で業務をする場合も、住所はバーチャルオフィスを利用しましょう。
また、バーチャルオフィスは全国どこの住所でも契約できます。そのため、都心の一等地に登記することで企業としての信頼性を高めることができます。法人の住所を見たとき、例えば「東京都八王子市」より「東京都中央区丸の内」の方がしっかりした企業に感じられます。福岡で言えば「福岡県直方市」より「福岡県中央区天神」や「福岡県博多区博多駅前」の方が安心ですね。バーチャルオフィスを契約する際は、住所がどこになるかも必ず確認しましょう。
なお、法人の住所は自宅の場所にかかわらずどこにでも設定できますが、あまりに遠すぎると何かと不便です。自宅がある都道府県の県庁所在地や政令指定都市にするのがよいでしょう。
ちなみに、グラプラス天神は「福岡市中央区天神」なので権威性もばっちりです。
福岡のバーチャルオフィスならグラプラス天神
これから福岡で法人登記をするバーチャルオフィスを探している人は、グラプラス天神がおすすめです。
グラプラス天神のメリットは何といっても格安でわかりやすい料金です。法人登記（住所利用）と月2回の郵便物転送がついて月額4,500円（税込4,950円）でご利用いただけます。レターパックライトに入る郵便物なら追加料金は不要なので、オプション以外に追加でかかるコストがなく安心です。
また、有料のオプションにより郵便物を現地で受け取ることもできます。緊急の郵便物が届く場合も、転送を待たずに自分で取りに来ることが可能です。
| グラプラス天神 | |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 （※1） |
| 月額料金 | 月額4,500円 （税込4,950円） |
| 料金に 含まれるもの | ・法人登記 ・月2回の郵便物転送（※2） |
| 追加 オプション | ・専用ポスト設置：月1,500円（税込1,650円） ・郵便物転送（毎週）：月2,000円（税込2,200円） |
※1：1年未満で解約の場合は10,000円（税込11,000円）を申し受けます。
※2：A4サイズ／厚さ3cm／重さ4kg以内は無料です。それ以上は実費を追加で請求させていただきます。
グラプラス天神のバーチャルオフィスは「福岡市中央区天神」の住所に法人登記できます。福岡市内や福岡県内の事業者はもちろん、県外にお住まいの方や、福岡に支社やサテライトオフィスを持つ場合にも利用可能です。
福岡にある大手のバーチャルオフィス（DMMやGMOなど）は「料金が年単位／半年単位の前払い」というデメリットがあります。一方、グラプラス天神は月単位での契約／解約が可能です。解約申し出の翌月末で解約が可能なので、急な引っ越しや事業計画の変更にも柔軟に対応できます。
また、他社は郵便物の転送に別途費用がかかる可能性あるのですが、グラプラス天神ならレターパックライトに入るサイズなら転送費用は無料です。
さらに、バーチャルオフィス専業の場合は「郵便物の現地受け取りができない」「オフィスとしての実態がない」というデメリットがあります。一方、グラプラス天神はレンタルオフィス併設のバーチャルオフィスで、現地に郵便物を取りに行くことができたり、社名入りのポストを設置することができます。
申込後すぐに利用開始が可能なので、是非お気軽にお問い合わせください。
