バーチャルオフィスは個人事業主も使える！福岡のおすすめや注意点を解説
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こんにちは、福岡市のバーチャルオフィス「グラプラス天神」です。
今回は個人事業主がバーチャルオフィスを利用する際の活用方法、メリットや注意点を解説します。
「バーチャルオフィスは法人が登記をする場所」と思っている方も多いですが、実は個人事業主も使えます。
福岡市のど真ん中にある「グラプラス天神」も格安の料金で契約の縛り期間などもなく、個人事業主におすすめのバーチャルオフィスです。
目次
個人事業主のバーチャルオフィス活用
バーチャルオフィスは個人事業主も利用可
バーチャルオフィスは個人事業主でも使えます。「バーチャルオフィスは法人が登記をする場所」と思っている人も多いですが、登記せずに住所を利用するのみで活用するパターンも多いです。
グラプラス天神でも、イラストレーターやwebデザイナーを営む個人事業主の方が、名刺やwebサイトに住所を載せるためにバーチャルオフィスを契約されています。また、自宅が賃貸住宅の場合、規約により開業届を出せない場合も多く、その場合にバーチャルオフィスを契約するパターンもあります。
バーチャルオフィス利用のメリット
個人事業主がバーチャルオフィスを利用するには以下のようなメリットがあります。
- 自宅の住所を公開せずに済む
- 一等地の住所で信頼性アップ
- 郵便物の受取・転送サービスがある
- 会議室が利用できることも
- 仕事とプライベートの場を分けられる
バーチャルオフィスを利用する最大のメリットは、自宅住所を公開せずに事業を運営できることでしょう。個人事業主でも、webサイトや名刺などで住所を載せる機会がありますし、取引先などに「オフィスはどこですか？」と聞かれることもあります。その際、自宅の住所はできるだけ伝えたくないものです。その点、バーチャルオフィスを利用すれば住所を自宅以外に設定でき、webサイトや名刺にも安心して住所を載せられます。
また、そもそも賃貸住宅の多くは住所を事業用に利用してはいけないという規約があります。私も成人以降ずっと賃貸住宅に住んでいますが、これまで住んだことのある賃貸住宅のすべてが法人登記や事業用の住所利用が禁止されていました。
また、都心部やビジネス街の一等地の住所を事業に使うことで、取引先や顧客からの信頼性が高まり、ビジネスイメージを向上できます。もしオフィスの住所が明らかな住宅街や聞いたことのない地域だと、少し不審に思われるかもしれません。営業活動を行う場合は住所にもこだわった方がよいでしょう。
さらに、バーチャルオフィスには基本的に郵便物の受け取り・転送サービスがあります。また、バーチャルオフィスによっては来客対応に便利な会議室が無料や割引価格で利用できるなどの特典がある場合があります。
バーチャルオフィスで開業届は出せる？
個人事業主は、バーチャルオフィスの住所を使って開業届出すことが可能です。国税庁の見解として「事業の実態があればバーチャルオフィスの住所でも問題ない」という見解が出されています。ごくまれに税務署によっては確認を求められる場合や、バーチャルオフィスが開業の条件を満たさない場合もありますが、法人登記や住所利用ができて郵便物を受け取ることができるバーチャルオフィスなら問題ないでしょう。
納税地はどこになる？
開業届には「納税地」を記入する欄があります。この納税地を基準として、確定申告書などの各種書類の提出先や、所轄の税務署が決まります。では、個人事業主がバーチャルオフィスの住所で開業届を出す場合、納税地はどこになるのでしょうか。
開業届には以下の3つを記載する欄があります。
- 住所地：生活の拠点としている場所（基本的には自宅）
- 居住地：生活の拠点ではないが、一定期間居住している場所
（海外にいる人が日本に滞在する際の拠点地） - 事業所：会社、事務所、店舗がある場所
バーチャルオフィスを利用する個人事業主のほとんどは、住所地に自宅の住所を、事業所にバーチャルオフィスの住所を記載することになるでしょう。
開業届では、上記の「住所地」「居住地」「事業所」の中から納税地を選ぶことができます。どれを選んでもよいですが、基本的にはバーチャルオフィスの住所である「事業所」を選ぶのがおすすめです。管轄の税務署に足を運ぶ機会はほとんどないため、バーチャルオフィスの住所が自宅から離れている場合でも気にする必要はないでしょう。
詳細：個人事業の開業・廃業等届出書 | 国税庁（PDF注意）
バーチャルオフィス選びの注意点
料金・初期費用
バーチャルオフィスを選ぶ際、最も気になるのが月額料金ですね。同じサービスなら安い方がよいので、しっかり比較しましょう。なお、Googleで検索すると「月額660円～」といった文言が目につきますが、これは法人登記なし、郵便物転送なしの料金です。また、他のプランでも転送料金が別途かかる場合があるので、しっかり読んで確認してください。
また、料金以外に初期費用がかかる場合があります。月額料金が安くても初期費用が高いとトータルで損になる場合もあります。とくに個人事業主は引っ越しや事業計画の変化により解約が必要になることが多いです。（私も起業から5年間で4回住所が変更になりました）。そのため、初期費用が高くて月額料金が安いプランよりも、初期費用が安いプランの方がお得になる可能性もあるので注意してください。
最低利用期間・支払い方法
バーチャルオフィスを契約する際、個人的に最も気になるのが最低利用期間です。大手のバーチャルオフィスだと、公式サイトの料金表に記載の料金は1年分を一括で前払いした場合の料金で、単月払いや半年払いにすると一気に高くなる場合があります。
例えばDMMバーチャルオフィスのベーシックプランの場合、月額料金は2530円と非常に安く見えますが、これは1年分の料金を一括で前払いした場合の料金です。安い分、契約の途中で解約しても料金は戻ってきません。単月払いの月額料金は5500円と2倍以上になってしまいます。長く使えば使うほどお得になりますが、短期で解約する場合は危険です。
特に開業から間もない個人事業主は計画の変更がつきもので、引っ越しや事業エリアの変更、廃業などにより解約せざるをえないことがあります。その場合でも支払った料金は返ってこないので、できれば単月で契約が更新できるバーチャルオフィスの方がよいでしょう。
立地・住所
個人事業主がバーチャルオフィスの住所を利用する場合は、オフィスの住所も確認しましょう。同じ値段なら、都心部にある知名度の高い住所の方がよいですね。
例えば福岡市でバーチャルオフィスを選ぶなら「福岡市中央区天神」や「福岡市博多区博多駅前」といった住所の方が、ぱっと見たときの信用度は高いでしょう。なんとなく最寄り駅で選んでしまいますが、駅からほとんど同じ距離にある場合でも、例えば「福岡市中央区天神」と「福岡市中央区那の津」だったら前者の方がよいですね。
なお、バーチャルオフィスは都道府県の枠を越えてどこでも契約できます。福岡に住む個人事業主でも東京の銀座や西新宿といった場所にあるバーチャルオフィスの契約も可能です。
ただし、あまりに実態と離れた場所にすると郵便物の転送が遅れたり、逆に怪しまれる可能性もあります。基本的には在住の都道府県の県庁所在地や政令指定都市にするのがよいでしょう。
オフィスとして実態があるか
最後に、オフィスとして実態があるかも重要なポイントです。バーチャルオフィスの中には、レンタルオフィス、コワーキングスペースや貸し会議室と併設の場合と、バーチャルオフィス専業の場合があります。後者の場合、万が一取引先がオフィスに立ち寄った際に実態がなく、看板や郵便受けが見当たらないために不審に思われる可能性もあります。
その点、実態のあるレンタルオフィスや貸し会議室と併設のバーチャルオフィスなら、バーチャルオフィス契約者の社名一覧も入口に掲示されていたり、専用のポストで入居を確認できるところも多いです。あまり気にしすぎる必要はないかもしれませんが、どちらかと言えば実態のあるオフィスのバーチャルオフィスの方が安心かもしれません。
福岡でおすすめのバーチャルオフィス
グラプラス天神
ここからは福岡で個人事業主におすすめのバーチャルオフィスを紹介していきます。まずはグラプラス天神です。
グラプラス天神のメリットは何といっても格安でわかりやすい料金です。法人登記（住所利用）と月2回の郵便物転送がついて月額4,500円（税込4,950円）でご利用いただけます。レターパックライトに入る郵便物なら追加料金は不要なので、オプション以外に追加でかかるコストがなく安心です。
また、有料のオプションにより郵便物を現地で受け取ることもできます。緊急の郵便物が届く場合も、転送を待たずに自分で取りに来ることが可能です。
| グラプラス天神 | |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 （※1） |
| 月額料金 | 月額4,500円 （税込4,950円） |
| 料金に 含まれるもの | ・法人登記 ・月2回の郵便物転送（※2） |
| 追加 オプション | ・専用ポスト設置：月1,500円（税込1,650円） ・郵便物転送（毎週）：月2,000円（税込2,200円） |
※1：1年未満で解約の場合は10,000円（税込11,000円）を申し受けます。
※2：A4サイズ／厚さ3cm／重さ4kg以内は無料です。それ以上は実費を追加で請求させていただきます。
グラプラス天神のバーチャルオフィスは「福岡市中央区天神」の住所に法人登記できます。福岡市内や福岡県内の事業者はもちろん、県外にお住まいの方や、福岡に支社やサテライトオフィスを持つ場合にも利用可能です。
あとから紹介する他のバーチャルオフィスは「料金が年単位／半年単位の前払い」というデメリットがあります。一方、グラプラス天神は月単位での契約／解約が可能です。解約申し出の翌月末で解約が可能なので、急な引っ越しや事業計画の変更にも柔軟に対応できます。
また、バーチャルオフィス専業の場合は「郵便物の現地受け取りができない」「オフィスとしての実態がない」というデメリットがあります。一方、グラプラス天神はレンタルオフィス併設のバーチャルオフィスで、現地に郵便物を取りに行くことができたり、社名入りのポストを設置することができます。
申込後すぐに利用開始が可能なので、是非お気軽にお問い合わせください。
DMMバーチャルオフィス
続いて紹介するのはDMMバーチャルオフィスです。
住所はグラプラス天神と同じ天神4丁目で、全国に展開するバーチャルオフィス専門のサービスです。
公式サイトのトップページには「月額660円～」と表示されていますが、660円は法人登記不可のミニマムプランで、登記が必要な場合はベーシックプランの契約が必要です。
また、法人登記ができて荷物転送がないライトプランも選べます。（福岡エリアは選択不可）
＜料金プラン＞
- 毎月払い：月額5,500円
- 半年一括払い：月額3,850円（半年分で23,100円）
- 1年分一括払い：月額2,530円（1年分で30,360円）
法人登記と郵便物転送が必要な人は、ベーシックプランの契約が必要です。料金は税込み月額5,500円で、週1回郵便物を転送して貰えます。
また、月額料金を半年前払いすると月額料金は3,850円（半年分の一括前払いで23,100円）、1年分前払いすると月額料金は2,530円（1年分の一括前払いで30,360円）に安くなります。
半年分一括払いや1年分一括払いにすると1カ月当たりの料金は安くなりますが、途中解約しても料金は返金されないのでリスクがありますね。個人事業主の場合、引っ越しや事業計画の変更などで住所を変更する可能性があるので、1年払いや半年払いは少々リスクがあります。
DMMバーチャルオフィスのベーシックプランの場合、郵便物が毎週転送されるのがメリットです。
さらに、スタッフが届いた荷物の写真をマイページにアップしてくれるので、何が届いたか事前に確認できます。（どこまで必要かはわかりませんが…）
デメリットは、荷物の転送費用が別途必要な点です。
マイページから転送頻度を下げることができるので、あまり荷物が多くない人や、書類が中心の人は転送頻度を下げ、まとめて発送してもらうことで転送費用を節約するのがよいでしょう。
なお、DMMバーチャルオフィスは実際はDMMの事務所として使っており、オフィスとしての実態はありません。
バーチャルオフィスはコワーキングスペースやレンタルオフィスと併設していることが多く（グラプラス天神もそうです）、その場合はポストや社名の看板で会社名を確認できます。しかし、DMMバーチャルオフィスにそのような機能はありません。
どこまで必要かは人によりますが、外部からみた信頼性の面ではやや不安かもしれません。
GMOバーチャルオフィス
GMOも全国にバーチャルオフィスを展開しており、福岡市では博多と天神に拠点があります。
こちらも月額660円からと表示されていますが、法人登記をする場合の最安値は月1650円です。
料金は安いですが、いくつかデメリットや注意点もあるので注意が必要です。
GMOバーチャルオフィスの法人登記ができるプランは郵便物の転送頻度に応じて3種類あります。
- 月1回転送：1,650円／月
- 隔週転送：2,200円／月
- 週1転送：2,750円／月
入会金、年会費は保証料は不要です。また、契約が初めてなら3カ月は料金無料で使えます。
料金はDMMバーチャルオフィスと比べてもかなり安く、結論から言うと天神地区のバーチャルオフィスでは最安値でした。
ただし、いくつか注意点があります。
最大の注意点は、料金が1年一括払いのみの点です。契約途中で解約しても、前払いした料金は返金されません。
料金は1年一括払いで毎年自動更新され、途中解約しても返金がないので注意してください。私もそうでしたが、起業直後には引っ越しや事業計画の変更により住所を変更せざるを得ないことが多いため、料金ほどお得にならない可能性があります。
また、DMMバーチャルオフィスと同じく、こちらもコワーキングスペースやレンタルオフィス／シェアオフィスの併設ではないので、社名の入った看板やポストはないでしょう。
さらに、天神オフィスでは郵便物を直接受け取ることはできません。すぐに郵便物を転送してもらえる有料オプションはあるものの、届くまでに数日かかるので、緊急時には不便かもしれません。
また、郵便物転送は150gまでは無料ですが、150gを超えると1通ごとに440円の料金がかかります。郵便物が数通あると150gは簡単に超えるので、郵便物の転送料金を含めると割高になる可能性があるので注意が必要です。
GMOバーチャルオフィスはとにかく料金が安いのがメリットですが、「料金は1年一括前払いのみ」「1年ごとに自動更新」「郵便物の現地受け取り不可」「オフィスとしての実態なし」「郵便物転送には追加料金がかかる場合もある」といったデメリットがあります。条件に合う人はお得ですが、特に開業したての個人事業主は注意すべき点も多いです。
本記事では3つのバーチャルオフィスを紹介しました。個人的には福岡ではこのどれかを選ぶのがよいと思いますが、他にもバーチャルオフィスがあります。詳細はこちらの記事を参考にしてください。
グラプラス天神の契約はこちら
以上、個人事業主がバーチャルオフィスを利用するメリットと、福岡のおすすめバーチャルオフィスの紹介でした。
グラプラス天神は福岡市中央区天神の一等地住所を利用でき、月2回の郵便物転送を含めて料金は月額4,950円と格安です。
申し込み後すぐに利用開始できるので、是非お気軽にお問い合わせください。
