福岡のバーチャルオフィスの選び方と12個の確認項目、料金相場
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こんにちは、福岡市のバーチャルオフィス「グラプラス天神」です。
本記事ではバーチャルオフィスの選び方と料金相場を解説します。
バーチャルオフィスを選ぶ際、料金や立地以外にも様々なチェックポイントがあります。一度法人登記してしまうと住所変更には多大な手間と費用が掛かるので、契約前に必ず確認してください。
目次
バーチャルオフィスの選びのポイント
まずは登記するエリアを決定
バーチャルオフィスを選ぶ際、まずはどのエリアにするか大まかに決定します。福岡市やその近郊にお住まいの方なら、特段の理由がない限りは天神か博多にするのが無難です。福岡市近郊から離れたエリアであれば、自身がお住まいのエリアの中で最も栄えているエリアで探すのがよいでしょう。
ここでさらにポイントがあります。まず、バーチャルオフィスを選ぶ際には契約するバーチャルオフィスの具体的な住所を確認してください。
天神なら「福岡市中央区天神」、博多なら「福岡市博多区博多駅前」「博多駅中央街」や「博多駅東」「博多駅南」がよいでしょう。同じ天神エリアでも、例えば「福岡市中央区天神」と「福岡市中央区那の津」では、知らない人が見たときに前者の方がなんとなく信頼性が高くなります。
なお、法人登記は日本全国どこでも選べます。福岡にお住まいの方でも、法人の住所だけ東京や大阪にすることも可能です。ただし、実際にサービスを提供するエリアと法人の住所が離れていると郵便物の到着が遅れますし、顧客は法人の住所が近い方が何かあったときに安心かもしれません。特段の理由がない限り、営業エリアからあまりに遠い場所に登記するのはおすすめしません。
料金・オプションの費用を確認
バーチャルオフィスのエリアが決まったら、そのエリアにあるバーチャルオフィスをピックアップし、料金を比較しましょう。福岡のおすすめのバーチャルオフィスは別記事にまとめています。
もちろん料金は安い方がよいですが、いくつか注意点があります。
まず、法人登記が料金に含まれているか確認しましょう。ネットで検索するとGMOやDMMバーチャルオフィスの「月額660円」といった文言が目につきますが、これは法人登記を含まない、ネット通販などの住所利用だけのプランです。また、プランによって郵便物の転送頻度や重さ制限が異なるため、何が含まれて何が含まれていないかを必ず確認しましょう。
なお、郵便物のやり取りが多く、急を要する郵便物がある場合は、現地で郵便物の受け取りができるオプションがあった方が便利かもしれません。グラプラス天神でも専用ポストを設置し、好きな時に自分で郵便物を取りに来られるオプションが人気です。
郵便物転送の頻度、別料金の条件
料金選びで特に大事なのが郵便物転送の頻度と追加費用です。各社のバーチャルオフィスのプランには、郵便物転送が月1回のプランもあれば毎週転送してくれるプランもあり、頻度によって料金が異なります。基本料金に含まれる転送が何回か、追加する場合はいくらかかるのか必ず確認しましょう。
例えば、私が運営する法人はほとんど郵便物のやりとりがないため、月2回程度あれば十分です。一方、顧客と頻繁に郵便物のやり取りがある場合は毎週転送でも足りないかもしれません。
また、郵便物の転送に追加費用がかかる場合があるので注意が必要です。基本料金は安くても、転送のたびに料金が加算され、結局割高になってしまう場合があります。郵便物の転送は実費のバーチャルオフィスもありますし、「100gを超えると別料金」「150gを超えると別料金」といった場合もあります。100gや150gは意外に簡単に超えてしまうので、転送のたびに費用が掛かる可能性もあります。
さらに、郵便物の転送が別料金だと、毎月の請求額が変動するのが面倒です。月によって転送頻度や重さ（追加料金の有無）をチェックし、請求額と照合しなければなりません。経費処理の面でも、できるだけ郵便物の転送に追加料金がかからないバーチャルオフィスを選ぶのがよいでしょう。
ちなみに、グラプラス天神は基本料金が月額4,500円（税込4,950円）で、法人登記と月2回の郵便物転送が含まれています。郵便物はレターパックライトに入るサイズ／重さ（A4以内、厚さ3cm、4kgまで）なら追加料金はかかりません。
郵便物が取りに行けるか？
先ほども少し解説しましたが、郵便物が現地で受け取れるかも重要です。多くの場合、専用ポストを設置し、自身でポストを開けて郵便物を引き取ることができるオプションが用意されています。
例えば天神のバーチャルオフィスを契約している人が、日頃から天神に行く機会がある場合、オフィスに立ち寄って郵便物を受け取れば転送まで待つ必要がありません。また、急いで処理したい郵便物も自身で取りに行くことができます。
不要な人には全く不要なオプションですが、グラプラス天神でも「専用ポスト設置」は人気のオプションです。
1カ月単位で契約できるか？
バーチャルオフィスを契約する際、契約期間にも注意が必要です。料金が安いバーチャルオフィスの中には「1年前払い」「半年分前払い」のプランもあります。
例えば福岡のバーチャルオフィスをネットで検索すると「DMMバーチャルオフィス」や「GMOオフィスサポート」などの安さが目立ちます。ただし、この2社はいずれも1年または6カ月分の料金を前払いした場合の料金が表示されています。長期間の料金を前払いする分だけ料金は安いですが、途中で解約しても前払いした料金は返還されません。DMMバーチャルオフィスは「1年前払い」「半年分前払い」「単月払い」の3つが用意されており、単月払いは月額5,500円です。GMOオフィスサポートは1年前払いしか選べません。
個人事業主やフリーランスは引っ越しや事業計画の変更、廃業などによりバーチャルオフィスの移転や解約の可能性が高いです。私も起業してから5年間の間に法人登記の住所は4回変更になりました。事業が安定した企業はよいと思いますが、起業から間もない場合は少々高くても単月払いで契約した方が安心でしょう。
ちなみに、グラプラス天神は単月払いで月額4,500円（税込4,950円）です。
電話/FAX/会議室などのオプション
バーチャルオフィスの基本サービスは「法人登記（住所利用）」と「郵便物の転送」ですが、オプションで様々なサービスを提供している場合があります。
利用者が多いのが固定電話です。携帯電話だけでなく、092から始まる固定電話の番号が必要な場合は、固定電話の転送サービスがあるバーチャルオフィスを探しましょう。同じく、FAXのサービスを提供するバーチャルオフィスもあります。
また、貸会議室やレンタルオフィス／コワーキングスペースを併設するバーチャルオフィスでは、バーチャルオフィス契約者が無料や割引価格で会議室を利用できるオプションもあります。来客がある場合は、このようなバーチャルオフィスを契約しておくのがよいでしょう。
住所が公開できるか？
意外に知られていないのが、「住所を公開してはいけない」「公開方法に制限がある」バーチャルオフィスが存在していることです。どのような理由かはわかりませんが、公式サイトなどで詳細な住所を公開していないバーチャルオフィスは結構多いです。
また、契約後も住所の公開が禁止されていたり、公式サイトの住所表記を画像にしなければならないバーチャルオフィスもあります。福岡で言えば「karigoバーチャルオフィス」「HARVEST福岡」などは住所を自由に公開できません。
公式サイトの住所が画像になっていると、非常に怪しまれます。また、そもそも住所の一部だけを画像にする設定も面倒です。特段の理由がない限り、こういった住所公開に条件のあるバーチャルオフィスは避けた方がよいでしょう。
どれくらいの企業と同じ住所になるか
バーチャルオフィスは同じ住所を数多くの企業が使います。そのため、DMMバーチャルオフィスやGMOオフィスサポートといった大手を契約すると、数多くの企業が同じ住所を使うことになります。例えばGMOオフィスサポート博多店の住所を国税庁の「法人番号公表サイト」で検索すると300件近い法人がヒットします。
万が一、取引先が住所を検索した場合、300件近い企業がヒットするため、バーチャルオフィスであることがすぐにばれてしまいます。フリーランスや個人事業主なら大きな影響はないかもしれませんが、大企業と取引するために信用が必要な企業などは少々心配です。その場合は、あえて大手を外すのもよいかもしれません。
バーチャルオフィス内に似た社名がないか
前章で解説した通り、バーチャルオフィスは一つの住所をたくさんの企業が使います。そのため、同じ名前や似た名前の企業がすでに契約している場合、何かしら不便です。取引先が誤って別の企業に連絡したり、郵便物が混同してしまう可能性もあります。契約前には、似た名前の企業が契約していないか、国税庁の「法人番号公表サイト」で検索してみましょう。
登記できない業種でないか？
そもそも、バーチャルオフィスには登記できない業種もあります。主な例としては弁護士、税理士、人材紹介業、建設業、不動産業などです。これらの業種は登記できるオフィスに要件が定められており、バーチャルオフィスには登記できません。（要件は都道府県などによって異なります）
例えば士業の一部や人材紹介業には「鍵付き個室が必要」「応接室が必要」などの要件があるため、その基準を満たしたオフィスにしか登記できません。自身の業種で登記する際にオフィスに要件がないか、事前に確認しましょう。
建物の外観、汚さ・古さ
バーチャルオフィスを契約する際には、できるだけ住所がある建物の外観や古さを確認しましょう。バーチャルオフィスは住所と郵便ポストがあれば運営できてしまうため、古くて汚い雑居ビルにある場合もあります。
利用者としては建物が古くても問題ありませんが、万が一取引先がGoogleマップのストリートビューなどで住所を検索した場合、その古くて汚いビルが出てしまい、信用度を失ってしまうかもしれません。
新品ピカピカのオフィスを選ぶ必要はありませんが、ビジネス街にあり、飲食店や風俗店などが入居していない、古すぎないビルであることを確認しましょう。
住所検索でネガティブな項目がヒットしないか
ここまでチェックを終えたら、最後に実際の住所をネットで検索してみましょう。検索結果に「過去の事件事故のニュースが表示されないか」「風俗店や怪しいお店が表示されないか」など、ネガティブな検索結果がヒットしないかを確認してください。例えばビルの別フロアに風俗店が入居していたり、同じ住所に入居していた企業が過去に大きな事件を起こしている場合は注意が必要です。
あまり気にしすぎる必要はありませんが、非常にネガティブな検索結果が並ぶ場合は避けた方がよいかもしれません。
以上に挙げたチェック項目をもとに、自分に合ったバーチャルオフィスを探してください。
福岡のおすすめのバーチャルオフィスはこちらの記事にまとめています。
福岡のバーチャルオフィスの料金相場は？
私も福岡にあるバーチャルオフィスをいろいろ調べましたが、福岡のバーチャルオフィスの料金相場は大体このくらいです。
| 料金帯 | 評価 | 注意点 |
|---|---|---|
| 月5,000円前後 | ・安い ・基本的にはこの中から選ぶ | ・縛り（1年前払いなど）に注意 ・郵便物転送が別料金の場合も |
| 月1万円前後 | ・条件に合うならここでもOK | |
| 月1万円以上 | ・高い | ・既存契約者は今すぐ乗り換えを検討しよう |
最も安いのは月額5,000円前後のゾーンです。グラプラス天神も月額4,500円（税込4,950円）です。基本的にはこの価格帯の中から選びましょう。
ただし、料金が安い代わりに縛りや罠もあります。前章で解説した通り、安さをアピールするDMMバーチャルオフィスやGMOオフィスサポートは料金が1年前払い／半年前払いが必要です。途中で契約しても返金されないため、場合によっては損になる場合もあります。
また、郵便物の転送頻度や転送費用も確認しましょう。特に郵便物の転送に別料金がかかると、基本料金が安くてもどんどん課金されていってしまいます。「〇〇gを超えると追加料金が発生」といった文言が小さく書かれていることもあるので、必ず確認してください。
5,000円以下でどうしてもぴったりのバーチャルオフィスが見つからない場合は、月額1万円前後のところでもよいでしょう。月1万円前後のバーチャルオフィスが一番多い印象です。このあたりの価格帯は選択肢が豊富なので、自分に合ったバーチャルオフィスをしっかり見極めましょう。
それ以上は高いです。何か特段の理由がない限り、選ばないようにしましょう。もし現時点で福岡で月1万円以上するバーチャルオフィスを契約している場合は、すぐに乗り換えを検討しましょう。例えばグラプラス天神は月額4,500円（税込4,950円）ですが、登記住所の変更手数料（3万円）を払っても、6カ月で元が取れる計算です。
福岡のバーチャルオフィスのおすすめは？
天神ならグラプラス天神
冒頭でも書いた通り、福岡でバーチャルオフィスを契約するなら天神か博多のどちらかにしましょう。
福岡の天神地区でバーチャルオフィスを探している人は、グラプラス天神がおすすめです。
グラプラス天神のメリットは何といっても格安でわかりやすい料金です。法人登記（住所利用）と月2回の郵便物転送がついて月額4,500円（税込4,950円）でご利用いただけます。レターパックライトに入る郵便物（A4／厚さ3cm／重さ4kg）なら追加料金は不要なので、オプション以外に追加でかかるコストがなく安心です。
また、有料のオプションにより郵便物を現地で受け取ることもできます。緊急の郵便物が届く場合も、転送を待たずに自分で取りに来ることが可能です。
| グラプラス天神 | |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 （※1） |
| 月額料金 | 月額4,500円 （税込4,950円） |
| 料金に 含まれるもの | ・法人登記 ・月2回の郵便物転送（※2） |
| 追加 オプション | ・専用ポスト設置：月1,500円（税込1,650円） ・郵便物転送（毎週）：月2,000円（税込2,200円） |
※1：1年未満で解約の場合は10,000円（税込11,000円）を申し受けます。
※2：A4サイズ／厚さ3cm／重さ4kg以内は無料です。それ以上は実費を追加で請求させていただきます。
グラプラス天神のバーチャルオフィスは「福岡市中央区天神」の住所に法人登記できます。福岡市内や福岡県内の事業者はもちろん、県外にお住まいの方や、福岡に支社やサテライトオフィスを持つ場合にも利用可能です。
福岡にある大手のバーチャルオフィス（DMMやGMOなど）は「料金が年単位／半年単位の前払い」というデメリットがあります。一方、グラプラス天神は月単位での契約／解約が可能です。解約申し出の翌月末で解約が可能なので、急な引っ越しや事業計画の変更にも柔軟に対応できます。
また、他社は郵便物の転送に別途費用がかかる可能性あるのですが、グラプラス天神ならレターパックライトに入るサイズなら転送費用は無料です。
さらに、バーチャルオフィス専業の場合は「郵便物の現地受け取りができない」「オフィスとしての実態がない」というデメリットがあります。一方、グラプラス天神はレンタルオフィス併設のバーチャルオフィスで、現地に郵便物を取りに行くことができたり、社名入りのポストを設置することができます。
申込後すぐに利用開始が可能なので、是非お気軽にお問い合わせください。
博多はGMOオフィスサポート
博多のバーチャルオフィスなら「GMOオフィスサポート」がおすすめです。
料金は博多地区で最安値級で、法人登記ができて郵便物を転送してくれるプランの場合、転送頻度が月1回なら月額1,650円、隔週なら月額2,200円、毎週なら月額2,750円です。
入会金や保証料もかからず、新規契約の場合は3カ月分の基本料金が無料になります。
ただし、いくつか注意点があります。
まず、料金は1年分の一括払いのみです。契約期間の途中で解約しても返金はありません。
また、郵便物の転送にも注意が必要です。
GMOバーチャルオフィスは、郵便物が150gを超えると転送料金がかかってしまいます。150gは簡単に超えてしまう重さなので、実際は転送料金が毎回加算されてしまうかもしれません。
転送料金により月の支払い額が変動すると経費処理が面倒になり、管理者としてはできれば避けたいところです。
他にも、「郵便物を現地で受け取れない」「バーチャルオフィス専業なのでオフィス実態がなく、信頼性が高くない」といったデメリットもあります。ただし、博多駅周辺でバーチャルオフィスを契約するなら、自分ならGMOのバーチャルオフィスを選ぶかなと思います。
グラプラス天神へのお問い合わせはこちら
以上、福岡におけるバーチャルオフィスの選び方と料金相場の解説でした。
バーチャルオフィスは料金や立地以外にも様々な確認ポイントがあります。一度法人登記してしまうと変更には手間と費用が掛かるので、慎重に選びましょう。
福岡市のバーチャルオフィスならグラプラス天神がオススメです。天神の一等地の住所を利用でき、料金も月額4,500円（税込4,950円）と格安です。大手と違い、融通が利くのもメリットですね。
グラプラス天神のバーチャルオフィスのサービス内容や料金に関し、ご不明点などあればお気軽にご連絡ください。匿名の質問でも構いません。
ぜひご検討をよろしくお願いいたします。
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